İlgili dönem KDV beyannamesi internet üzerinden kuruma gönderildikten sonra ekli Excel formatında yer alan indirilecek KDV listesi Borç sorgulama ekranından iş yeri şifresi ile gönderilecektir.
Borç sorgulama ekranına girildikten sonra Bilgi girişi / KDV girişi /… da daha önce Excel formatında hazırlanmış olan indirilecek kdv listesi yüklenerek onaylanacaktır.
Ekteki Excel tablosu doldurulurken;
- Her fatura tek satıra yazılacaktır. Fatura içinde birden fazla kalem olması halinde açıklamalar sütununda fatura içeriği yer alacaktır.
- İndirilecek Kdv toplam tutarı ile KDV beyannamesindeki İndirilecek Kdv toplam tutarı birebir tutmalıdır.
- İndirilecek KDV matrahları toplamı ile KDV beyannamesindeki matrahlar toplamı yaklaşık olarak tutmalıdır.
KDV iade listelerinin sisteme aktarılması işlemi ile ilgili olarak elektronik ortamda gönderilen verilerin alımı, excel dosyasının ilk çalışma sayfasındaki B sütunun 5. satırından (B5 Hücresinden) başlamaktadır. Mükelleflerin tablolarını bu şekilde oluşturmaları gerekmektedir. Bunu sağlamanın en pratik yolu İndirilecek KDV Listesi doldurulup gönderilirken Örnek Excel dosyasının kullanılmasıdır:
Örnek Excel İndir 
Lütfen linke bağlı excel dosyasını bilgisayarınıza indirip çalışmalarınızı bu dosya üzerinde gerçekleştiriniz ve internet vergi dairesine bu excel dosyasını yükleyiniz.
Mükelleflerin İndirilecek KDV Listesini her satıra bir belge gelecek şekilde girmeleri esastır. Her belgenin -had sınırlaması olmaksızın- girilmesi gerekmektedir.
• 1 No'lu Sütun: Bu sütuna alış faturasının tarihi GG.AA.YYYY (gün/ay/yıl) formatında yazılmalıdır.
• 2 No'lu Sütun: Bu sütuna alış faturasının serisi girilmelidir. Bilindiği üzere fatura serileri “A5” gibi harf ve rakamlardan oluşabileceği gibi “B” gibi sadece harften oluşabilir. Faturaların serileri A-5, A 5, A/5 şeklinde olsa bile (harf ve rakamların arasında “-, /, boşluk…” gibi karakter olmaksızın) bitişik olarak “A5” şeklinde girilmelidir. Ancak ödeme kaydedici cihaz fişleri doldurulurken bu belgelerde seri bulunmadığı için “Alış Faturasının Serisi” başlıklı sütun doldurulmayıp boş bırakılacaktır.
• 3 No'lu Sütun: Bu sütuna alış faturasının sıra no’su girilmelidir. Bu alan sadece rakamlardan oluşmalıdır. Eğer alış faturası, alınan mal/hizmetlerin çok sayıda olması nedeniyle izleyen faturalara nakil olmakta ise bu durumda bu alana faturanın toplam tutarının da bulunduğu en son belgenin sıra numarasının girilmesi gerekmektedir.
• 4 No'lu Sütun: Bu sütuna alış faturasını düzenleyen satıcının adı-soyadı/ünvanı girilmelidir.
ÖNEMLİ NOT : Alışların bir ithalat olması halinde 1, 2, 3 ve 4 No’lu sütunlara -yurtdışındaki veya serbest bölgedeki satıcı tarafından firmanıza düzenlenen- ithalat faturasının bilgileri girilmelidir. Bazı ithalat faturalarında “faturanın serisi” bilgisi bulunmayabilmektedir. Bu durumda 2 No’lu sütun boş bırakılacaktır.
• 5 No'lu Sütun: Bu sütuna satıcı tüzel kişi/ortaklık ise vergi kimlik numarası; satıcı gerçek kişi ise TC kimlik numarası girilmelidir. Eğer satıcı yurtdışında veya serbest bölgede ise (yani alış ithalat ise) bu durumda 5 No'lu Sütuna vergi kimlik numarası olarak “1111111111” yazılır.
• 6 No'lu Sütun: Bu sütuna alınan mal/hizmetin cinsi yazılmalıdır. Girişi yapılacak alış faturası ile birden fazla mal/hizmet alındı ise bu sütuna -çok genel olmamak kaydıyla- ana başlıklar halinde virgülle ayırarak alınan malların/hizmetlerin cinsleri yazılır ve yine bu sütunda girilen sırada “Alınan Mal ve/veya Hizmetin Miktarı” sütunu (7 No’lu sütun) virgülle ayırarak girilir.
• 7 No'lu Sütun: Bu sütuna alınan mal/hizmetin miktarı yazılmalıdır. Bu alan harf ve rakamlardan oluşabilir.
• 8 No'lu Sütun: Bu sütuna alış faturasının KDV hariç tutarı TL cinsinden yazılmalıdır. Bu sütun rakamlardan oluşmalıdır. Alış faturası ile farklı KDV oranlarına tâbi mallar/hizmetler alındı ise farklı oranlara tâbi malların KDV hariç tutarlarının toplamı bu alana girilmelidir. Örneğin A malı 100 TL ve teslimi %8’lik KDV’ye tâbi, B malı 200 TL ve teslimi %18’lik KDV’ye tâbi, bu iki mal tek fatura ile alındısı ise bu belgeye ilişkin toplam KDV hariç tutar (100 + 200 =) 300 TL olup bu sütuna 300,00 tutarı girilmelidir.
• 9 No'lu Sütun: Bu sütuna alış faturasının KDV’si TL cinsinden yazılmalıdır. Bu alan rakamlardan oluşmalıdır. Alış faturası ile farklı KDV oranlarına tâbi mallar/hizmetler alındı ise farklı oranlara göre hesaplanan KDV’ler toplanıp belgedeki toplam KDV tutarı bu sütuna girilmelidir. Örneğin A malı 100 TL ve teslimi %8’lik KDV’ye tâbi, B malı 200 TL ve teslimi %18’lik KDV’ye tâbi, bu iki mal tek fatura ile alındısı ise bu belgeye ilişkin toplam KDV tutarı (100x%8) + (200x%18) = 44 TL olup bu sütuna 44,00 tutarı girilmelidir. Satıcı yurtdışında veya serbest bölgede ise (yani alış ithalat ise) bu durumda 9 No’lu sütuna (faturada KDV olmayacağı için) alışa ilişkin gümrük makbuzunda gösterilen ve mükellefçe indirim konusu yapılan KDV tutarı kaydedilmelidir. Eğer gümrük giriş beyannamesinin bulunmadığı (dolayısıyla gümrük makbuzunun da olmadığı) bir hizmet ithali durumu söz konusu ise, bu takdirde 9 No’lu sütuna 2 No’lu KDV beyannamesi ile beyan edilen ve aynı dönemde indirim konusu yapılan KDV tutarı kaydedilmelidir.
• 10 No'lu Sütun:Bu sütuna satıcı yurtdışında veya serbest bölgede ise (yani alış ithalat ise) alışa ilişkin gümrük giriş beyannamesinin (GGB) tescil numarası yazılmalıdır. Yukarıdaki tablonun 2. ve 3. satırlarında bu durum gösterilmiştir. Alış ithalat değilse(yurtdışından ya da serbest bölgeden alış değilse), yurtiçinden alım yapıldı ise bu sütun boş bırakılır. Aynı şekilde yurtdışından bir hizmet alımı söz konusu ise (yani bir gümrük giriş beyannamesi yoksa) bu sütun yine boş bırakılır.
• 11 No'lu Sütun:Bu sütun sadece “406-İndirimli Orana Tabî İşlemler” dolayısıyla KDV iadesi talep eden mükelleflerce doldurulmalıdır. Girişi yapılan faturanın indirim hakkının kullanıldığı (yasal deftere kaydedildiği) KDV dönemi yıl, ay şeklinde arada boşluk bırakmaksızın yazılmalıdır. Örneğin 2009 Ocak dönemi için “200901” ; 2009 Şubat dönemi için “200902” şeklinde giriş yapılmalıdır. Eğer mükellefin “406-İndirimli Orana Tâbi İşlemler” dolayısıyla iade talebi bulunmuyorsa 11 No'lu Sütun olan “Belgenin İndirim Hakkının Kullanıldığı KDV Dönemi” sütunu boş bırakılır.
• 12 No'lu Sütun: Bu sütun sadece başkaca firmaların ihracatına aracılık eden Dış Ticaret Sermaye Şirketleri ve Sektörel Dış Ticaret Şirketlerince doldurulması gereken bir alandır. Başkaca firmaların ihracatına aracılık eden Dış Ticaret Sermaye Şirketi veya Sektörel Dış Ticaret Şirketi kendi indirilecek KDV listesinin girişini yaparken 12 No’lu sütuna kendi vergi kimlik numarasını; ihracatına aracılık ettikleri firmanın indirilecek KDV listesini girerken 12 No’lu sütuna ihracatına aracılık ettikleri firmanın vergi kimlik numarasını kaydetmelidirler. Eğer iade talep eden mükellef, başkaca firmaların ihracatına aracılık eden Dış Ticaret Sermaye Şirketi veya Sektörel Dış Ticaret Şirketi değilse bu alan boş bırakılacaktır.
• Excel dosyasının İndirilecek KDV Listesinde tümüyle boş bir satır bulunursa veri alma işlemi o satırda durdurulur. Bu nedenle listede hiçbir satırı boş bırakmadan veriler arka arkaya yazılmalıdır.
• Gönderilecek dosya, bilgisayarda açık durmamalı, dosya gönderilmeden önce açık olan dosya kapatılmalıdır.
• Excel dosyasının sadece ilk çalışma sayfası okunacaktır. Bu sebeple tüm verilerinizi ilk çalışma sayfasında toplayınız.
• İnternet tarayıcısı olarak lütfen Internet Explorer kullanınız. Excel gönderme uygulaması diğer tarayıcılarda çalışmamaktadır.
• Excel dosyasının yukarıda anlatıldığı şekilde doldurulması sonrada “Gözat…” butonu tıklanır ve oluşturulan Excel dosyası seçilir. Bu aşamada seçtiğiniz nesnenin dosyanın kısayolu olmadığına, dosyanın kendisi olduğuna dikkat edilmesi gerekmektedir.
• Oluşturulan Excel dosyası seçildikten sonra “Ekle” butonuna tıklayarak listelerinizi sisteme yüklemeye başlayabilirsiniz. Sistem yükleme yaparken listenizi kontrol edecektir. Eğer listenizde bir hata var ise sizi uyaracaktır. Sistem tarafından verilen uyarının gereği yapılarak liste yükleme işlemi gerçekleştirilir. Doldurulması gereken bütün listeler yüklendikten sonra “ONAYLA” linkine tıklanarak liste gönderme işlemi tamamlanır.
• “ONAYLA” linkine tıklamadan, listeler üzerinde her türlü değişiklik yapılabilir. KDV iadesi bilgi girişi çalışması yarıda bırakılıp onaylama yapmadan internet vergi dairesinden çıkış yapılabilir. Daha sonra kalınan yerden çalışmaya devam edilebilir. “ONAYLA” linkine tıklanmadığı müddetçe listeler gönderilmez.
• Listelerin doldurulması ve gönderilmesi ile ilgili bir sorunla karşılaşırsanız lütfen vergi dairenizden veya 444 0 435 numaralı Çağrı Merkezi’nden yardım alınız.
)
