İstanbul’daki Üniversitelerden birinde profesör öğrencilerine bir soru sormuş, cevabı araştıran öğrencilerden biri de bu soruyu bana sordu. Soru şöyle: Hesap Planında 20 ve 21 hesap grupları neden yok. Oldukça güzel bir soru ve bence doğru cevabı veren, hesap planının kurgulanış mantığını da anlamış demektir.
Cevaba gelince, Bilânço ve bilânço hesapları likiditesine (nakit akışkanlığına) göre sıralanmışlardır. Bilânçodaki Dönen Varlıklar ve Kısa Vadeli Yabancı Kaynakların altındaki çizgi 1 yıl çizgisidir. Bu çizginin üstü 1 yıldan kısa, altı ise 1 yıldan uzun anlamına gelir. Hesap planında Dönen Varlıklar içersindeki birçok kalemin karşılığı Duran Varlıklarda, Kısa Vadeli Borçlar içindeki birçok kalemin karşılığı da Uzun Vadeli Borçlar içersinde yer almaktadır. Örnek, 120–220, 180–280, 331–431 gibi. Ancak 10 ile başlayan Hazır Değerler ve 11 ile başlayan Menkul Kıymetlerin uzun vadelileri hiçbir zaman olamayacağı için hesap planında 20 ve 21 hesap grupları boş bırakılmıştır.
Hesapların Uzun Vadeden Kısa Vadeye Devri
Sıkça yapılan yanlış bir uygulamaya değinmek istiyorum. Hesaplar uzun vadeden kısa vadeye ne zaman geçirilir. Bazı kişiler bu kayıtları 31 Aralık ta bazı kişiler ise 1 Ocakta yapıyorlar. Peki, doğrusu ne;
120 hesap kısa, 220 hesap uzun vadeli ticari alacaklardır. Alacak doğduğu anda eğer vadesi 1 yıldan kısa ise 120 Hesaba, 1 yıldan uzun ise 220 hesaba alınır veya gelecek dönemlere ilişkin bir gider 1 yıldan kısa ise 180 hesaba 1 yıldan uzun ise 280 hesaba alınır. Buraya kadar tamam. Peki, ne zaman 280 hesabı 180 hesaba, 220 hesabı 120 hesaba aktarmak gerekir. Doğrusu, yıl içersinde takip edip, bir yıldan aşağı düştüğü anda bu kaydı yapmak. Ancak teoride doğru iken, pratikte bunu yapmak neredeyse imkânsızdır. Ama en azından bilânço gününde, dönem sonu işlemler ile birlikte yapılması, kati mizanın ve bilânçonun doğru olmasını sağlayacaktır. Bilânçoya bakanlarında Analizi daha doğru yaparak, İşletmenin alacaklarını ne zaman tahsil edeceğini, borçlarını ne zaman ödeyeceğini, işletmenin likiditesinin ne olduğunu, Cari oranının ne olduğunu doğru olarak görmesini sağlayacaktır.
Kredi Borçları İle İlgili Hesaplar
Rotatif Kredilerde faiz belli dönem sonlarında tahakkuk edip ödendiği için pek hata yapılmıyor. Ancak Taşıt Kredilerinde veya Taksitli Ticari Kredilerde ödeme tablosu kayıtlara alınırken faiz dahil tutar kredi hesabına alınıyor. Doğrusu, kredi hesaplarına sadece anaparanın alınmasıdır. Taksit ödemelerinde yapılması gereken ise, toplam taksit tutarı içindeki anaparanın kredi hesabından düşülmesi, faiz rakamının ise ilgili tablodan takip edilerek finansman giderlerine veya maliyete yazılması olacaktır.
Kredi açıldığı anda vadesi bir yıldan kısa ise 300 hesapta izlenmeli, kredinin vadesi bir yıldan uzun ise, ilk yıla isabet eden kısım 303 hesapta, bir yılı aşan kısım ise 400 hesapta izlenmelidir. Burada insanları yanıltan 303 Hesabın ismindeki “Uzun vadeli kredilerin Anapara taksitleri ve faizleri” indeki faizleri kısmı olabilir. Ama 1 sıra nolu MSUGT inde hesabın açıklamasına bakıldığında buradaki faizden kastın vadesi geldiği ve tahakkuk ettiği halde henüz ödenmeyen faiz olduğu açıktır.
Personele Borçların Tahakkuku
Bir diğer sıkça rastlanan hatada Ücret Bordrolarının tahakkukunun yapılırken 335 hesap yerine 381 hesabın kullanılmasıdır. Yine 1 sıra nolu MSUGT inde 335 hesabın karşılığında “İşletmenin personeline olan çeşitli borçlar bu hesapta izlenir. Tahakkuk eden personele borçlar bu hesabın alacağına, ödenmesi halinde borcuna kaydedilir.” der. 381 hesabın karşılığında ise “Gelecek aylarda ödemesi yapılacak ve kesinlikle belgeye dayalı gider tahakkuklarının izlendiği hesaptır.” der. Personele olan ücret borçlarının takip edilmesi gereken bu kadar açık bir hesap varken, neden hala 381 hesabın kullanıldığını da anlamak güçtür.
Brüt Satış Hesapları
İhraç kayıtlı teslimlerin de sıklıkla 601 hesapta takip edildiğini görüyorum. Bu satışlarında yurt içi bir satış olduğu unutulmayıp, 600 hesapta takip edilmesi gerekir. Yurt dışına bu malları satanların KDV kanuna göre bu malları ihraç kayıtlı olarak kdv siz alması veya tercihen kdv li alması satışın kaydedileceği hesabı etkilememelidir. Nitekim 601 hesabın açıklamasında “Yurt dışında satılan mal ve hizmetler karşılığında alınan yada alınacak olan toplam değerlerin izlendiği hesaptır.” der.
602 hesapta ise, genelde Ana faaliyet dışındaki diğer yan faaliyetlerden elde edilen gelirler takip ediliyor. Örnek: Nakliye gelirleri, hizmet gelirleri gibi. Oysa 602 hesabın açıklamasına baktığımızda bu hesapta sadece Devlet desteği olarak elde edilen gelirler, Dfif primleri, Kosgeb Destekleri, Mali Yardımlar vb. gelirlerin izlenmesi gerektiği açıkça görünüyor. Nakliye gelirleri, Hizmet gelirleri vb kalemlerin ise 600 veya 601 hesap içersinde alt detaylarda takip edilmesi gerekir.
Ticari hayatın çeşitliliği karşısında Tek Düzen Hesap Planının zaman zaman yetersiz kalması ve bazı konularda farklı yorumlar ortaya çıkması gayet normaldir. Ancak, bu yorumlar yapılırken, Tek Düzen Hesap Çerçevesi, Hesap Planı ve İşleyişi ile Mali Tablolar İlkelerinden uzaklaşılmamasına dikkat edilmelidir. Bu yapıldığı takdirde doğru hesapların doğru şekilde kullanılacağı ise muhakkaktır.
SMMM Bülent FIÇICI
